La technologie fait partie intégrante de notre quotidien. Elle est autant présente dans notre vie courante comme dans le domaine professionnel. En effet, grâce à la technologie, de nombreuses méthodes spécifiques en entreprise ont pu être dématérialisées. La réalisation des contrats peuvent se faire par exemple, actuellement, via des supports numériques.
En quoi consiste réellement la dématérialisation des contrats ?
La dématérialisation des contrats est un procédé qui a particulièrement marqué la transformation numérique au sein des entreprises. Elle consiste en effet à produire des documents au format dit numérique, à l’aide d’un système informatique spécifique. Il peut s’agir des contrats entre une organisation et ses fournisseurs, ses partenaires, ses clients. Cette méthode peut également être appliquée pour les contrats de travail, d’assurance, de location. Ce procédé ne concerne pas uniquement la production des documents en question mais également de leur signature et de leur archivage sur le long terme.
Quels sont les enjeux de ce genre de procédé ?
Le principal enjeu de la dématérialisation des contrats en entreprise est l’utilisation de documents dits numériques assurant une certaine centralisation des informations et donc une facilitation de l’accès et de la traçabilité des documents en question. Ce processus présente également un enjeu majeur pour l’environnement en raison du fait qu’il permet une certaine réduction du nombre de papiers utilisés au quotidien, au sein de l’entité. Ainsi, la dématérialisation est aussi un moyen, pour l’entreprise d’économiser, voire de minimiser ses dépenses relatives aux matériels. Du point de vue juridique, les contrats dématérialisés ont la même valeur que ceux matérialisés. Il est même à noter qu’ils sont beaucoup plus fiables que ces derniers.
Comment faire pour dématérialiser les contrats au sein de son entreprise ?
La mise en œuvre d’un tel processus en entreprise requiert l’utilisation d’un logiciel spécifique. Il permet de produire les documents matérialisant l’accord entre les deux entités, de les faire signer et de les sauvegarder. La première étape de la dématérialisation de contrats consiste à recueillir et déterminer les diverses clauses relatives. Par la suite, il va falloir les modéliser ou de mettre en place les diverses règles permettant au dispositif d’automatiser la production des documents à l’avenir. Ensuite, il faudrait créer les divers circuits de validation ainsi que de signature des documents. La prochaine étape consiste à élaborer des modèles de documents et de définir les procédures relatives. Pour ainsi conclure, la dématérialisation de contrats est un processus révolutionnaire absolument bénéfique pour une entreprise quelconque.