La dématérialisation des factures s'est considérablement développée ces derniers temps et propose des modèles innovants. Les organisations ont désormais accès à des fonctionnalités avancées qui garantissent une extrême simplicité de configuration.
Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?
L'idée de dématérialiser les factures à des fins fiscales a conduit à la disparition complète du support papier. Ainsi, l'enregistrement électronique est traité comme un document original. Il est donc nécessaire de s'assurer de l'authenticité de son origine et de la régularité de son contenu. Il ne suffit pas d'envoyer les factures de vente à vos clients par voie électronique ou de scanner les factures d'achat à leur réception. Si aucune autre précaution n'est prise, l'authenticité de ces documents peut être mise en doute, qu'ils soient au format JPEG ou PDF. Or, les factures papier ont une valeur juridique en tant que documents originaux. C'est pourquoi, dans cette configuration, l'entreprise est obligée de les conserver.
Comment mettre en place une facture dématérialisée ?
Afin de mieux répondre aux exigences de l'administration fiscale en matière de dématérialisation fiscale des factures, une solution logicielle crédible est nécessaire. En ce qui concerne les règles d'envoi des factures électroniques, l'accord préalable du client est nécessaire. Cet accord doit être formel, une simple information ne suffit pas, il faut qu'il soit accepté. Pour que les factures soient considérées comme des factures électroniques, elles doivent être émises et reçues sous format électronique. Il peut s'agir d'un e-mail ou d'un lien sécurisé sur un portail web. La preuve de la réception des factures par l'acheteur est requise. Si le traitement des factures entrantes peut être dématérialisé, il est judicieux de demander dans quelles conditions la numérisation de ces documents et la conservation de leur version électronique sont possibles.
Les conditions de la dématérialisation des documents !
Un décret a décrit les conditions du processus de dématérialisation des factures en matière fiscale. Il mentionne spécifiquement les résultats de la numérisation, qui doivent être conformes aux originaux. Les factures doivent être numérisées en couleur et, si elles sont compressées, elles doivent rester complètes. Les opérations d'archivage numérique doivent être documentées et contrôlées en interne. Le stockage doit se faire au format PDF A/3 ou PDF. Enfin, le fichier doit être associé à un sceau serveur ou à une signature électronique basée sur une authentification RGS 1* cohérente. Lorsque le processus de dématérialisation des factures est géré par un dispositif de programmation adapté tel que ELO Invoice, il est possible d'obtenir une réelle optimisation du flux de travail. Cela assure en outre une excellente maîtrise des coûts de traitement de toutes les factures, une meilleure gestion des factures internationales, de l'incorporation des actifs ou des délais de paiement.